Trong thời đại công nghệ như hiện nay, đa số các lĩnh vực, vấn đề đều được trao đổi qua email vừa nhanh chóng, thuận tiện vừa bảo mật thông tin tốt. Nhưng đối với một số văn kiện, văn bản như thư mời, đơn báo giá, bản hợp đồng… đều cần phải sử dụng đến giấy mà loại giấy phù hợp nhất đó chính là letterhead. Tuy nhiên khái niệm letterhead vẫn còn khá mới mẻ với người tiêu dùng, khiến cho mọi người hoang mang không biết loại giấy này được sử dụng như thế nào, kích thước letterhead ra sao đặc biệt là các doanh nghiệp trẻ.
Letterhead là gì? Sự quan trọng của letterhead đối với doanh nghiệp
Letterhead được hiểu đơn giản là giấy tiêu đề ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại… được sử dụng để viết thư mời, đơn báo giá, giới thiệu sản phẩm… Do vậy, giấy letterhead rất được quan tâm kể về hình thức thiết kế, kích thước đến màu sắc… tất cả đều phải làm nổi bật nên thông tin trên giấy và tên doanh nghiệp.
Có thể hiểu đơn giản hơn giấy letterhead là một loại văn phòng phẩm được sử dụng để truyền tải thông tin nội bộ giữa các phòng ban, giữa các doanh nghiệp với nhau hay giữa doanh nghiệp với khách hàng. Mẫu letterhead đẹp, thiết kế sáng tạo bắt mắt sẽ tạo được điểm cộng lớn cho doanh nghiệp thể hiện thái độ chuyên nghiệp của công ty từ đó tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng.
Doanh nghiệp cần letterhead để làm gì?
Thông thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn mẫu tiêu đề thư có sẵn với kích thước letterhead tùy ý để in các thông tin cần thiết, sau đó mọi văn kiện quan trọng của công ty đều sử dụng loại giấy này. Tuy đây không phải một cách quảng cáo hiệu quả nhưng lại được xem như một thành quả của marketing.
Giấy tiêu đề
Nếu sử dụng giấy letterhead để truyền tải thông tin nội bộ của doanh nghiệp thì sẽ dễ dàng nhận ra đâu là thông tin của công ty giữa một “rừng” tài liệu “ngổn ngang” như vậy mà không cần phải đọc nội dung bên trong.
Nếu sử dụng giấy letterhead giới thiệu sản phẩm, báo giá với khách hàng hay đối tác thì sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp, nghiêm túc từ đó tạo thiện cảm, tăng sự tin cậy nơi khách hàng và có thể giúp cuộc đàm phán trở nên thuận tiện hơn, nâng cao khả năng thành công hơn.
Bên cạnh đó, sự độc đáo của thiết kế letterhead cũng thể hiện sự quan tâm, tôn trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng, mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Như vậy có thể nói letterhead ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty, là tiền đề để các doanh nghiệp trẻ nhanh chóng bắt kịp các đàn anh đi trước, đứng vững trên thị trường.
Những lưu ý khi thiết kế letterhead cho doanh nghiệp
Kích thước giấy letterhead
Giấy tiêu đề sử dụng cho công ty, doanh nghiệp thường được in trên khổ giấy A4 có kích thước là 210 x 297mm. Đây được xem là kích thước letterhead phù hợp nhất cho mọi văn kiện, có kích thước vừa phải nên thuận tiện hơn khi cầm, đọc cũng dễ dàng hơn.
Tuy nhiên kích thước letterhead này chỉ phù hợp với Việt Nam và một số quốc gia Châu Á khác. Còn nếu bạn muốn gửi đi nước ngoài thì phải tùy thuộc vào kích thước tiêu chuẩn của từng khu vực chẳng hạn như ở USA thì kích thước ở đây là 215.9 x 297.4 mm hay 8.5 x 11 in. Đa số các quốc gia đều sử dụng khổ giấy A4 tuy nhiên bạn vẫn phải cân nhắc kích thước trước khi gửi đi nước bạn.
Thiết kế letterhead cho doanh nghiệp
Nếu bạn cảm thấy các mẫu letterhead quá đơn giản, đơn điệu hay trùng lặp vậy thì tại sao không tự thiết kế một mẫu giấy tiêu đề cho chính doanh nghiệp của mình? Tuy nhiên để giấy letterhead được đẹp nhất, bắt mắt nhất thì phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Thiết kế đơn giản, bắt mắt: không cần phải quá sặc sỡ, cầu kỳ chỉ cần phối hợp các màu sắc một cách đơn giản, thông thoáng vừa không làm rối mắt người đọc vừa không tạo cảm giác thích thú bởi “cái đẹp luôn phải tìm kiếm, khám phá”
- Tạo điểm nhấn trên giấy: có nhiều cách để tạo điểm nhấn trên giấy như kết hợp nhiều màu sắc nổi bật, sử dụng hình học, tích hợp hình ảnh, đồng bộ từ letterhead, bao bì thư đến danh thiếp, bút…
- Nổi bật tên thương hiệu: mục đích chính của giấy letterhead vẫn là nổi bật tên thương hiệu sản phẩm, doanh nghiệp. Việc in logo trên letterhead một cách đầy sáng tạo sẽ giúp người đọc chú ý hơn đến tên doanh nghiệp.
- Sử dụng đường viền, bản lề: việc sử dụng bản lề là rất cần thiết thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, kích thước, màu sắc của bản lề phải phù hợp với thiết kế tổng thể của letterhead. Đối với những văn kiện dài thì nên sử dụng đường viền giúp người đọc dễ dàng phân chia các mục chính hơn.
Bài viết trên đã giới thiệu đến bạn đọc những khái niệm cơ bản letterhead là gì. Letterhead được hiểu nôm na là tiêu đề thư. Nội dung Letterhead hiển thị bao gồm những thông tin cơ bản cần thiết nhất của một doanh nghiệp như: tên thương hiệu, logo, địa chỉ, website, email, số điện thoại liên hệ. Letterhead ra đời giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu khi đơn vị thực hiện gửi thư, gửi email cho khách hàng và các đơn vị đối tác.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, bạn dễ dàng tìm kiếm cách làm Letterhead trong Word và thực hiện theo. Tuy nhiên, thiết kế Letterhead trong Word tồn đọng nhiều hạn chế nhất định, rõ rệt nhất là ở khâu đồ họa, thiết kế hình ảnh không được mượt mà, bắt mắt. Do đó, nhu cầu thiết kế letterhead Online đang nhận được rất nhiều sự quan tâm.